Vom Kunden direkt ins System

Die Service-Spezialisten von Voortmann setzen im Außendienstauf eine mobile App und profitieren von einem hohen Automatisierungsgrad imTagesgeschäft

Im Bereich Service, Wartung und Instandhaltung gewinntder Einsatz von mobilen Endgeräten immer mehr an Bedeutung. So auch beimmittelständischen Unternehmen Voortmann aus Issum (Niederrhein). Der Spezialistfür Steuerungs-, Druckluft-, Verlade- und Sprühsysteme hat jüngst eine mobileLösung eingeführt, welche das Zusammenspiel zwischen interner Verwaltung undAußendienst effektiv erleichtert.

In der Pneumatik, Druckluft, Hydraulik, Elektrotechnik,Verlade- und Sprühtechnik vereint Voortmann Anlagenbau, Dienstleistungen sowieHandels- und Ersatzteilgeschäft unter einem Dach. „Wir sind auf unserem Gebietein Allround-Dienstleister – von der Beratung und Planung, über dieInbetriebnahme, bis hin zur 24/7-Wartung und Instandhaltung übernehmen wiralles für unsere Kunden“, bestätigt Robert Sauer, Leiter IT bei der VoortmannGmbH & Co. KG. „Um auch bei wachsender Kundschaft ein steigendes Pensum imTagesgeschäft effektiv bewältigen zu können, setzen wir auf nahtlose,IT-gestützte Prozesse.“

Mobile Service App für den Außendienst

Im Außendienst setzt Voortmann seit 2017 auf die mobileTechnologie von flexmobility platform und das zugehörige Service-Template flexmobilityservice, das von den Düsseldorfer Spezialisten für Digitalisierung, INGERSONIT CONSULTING GmbH implementiert wurde. Voraus ging die Frage, wie man die vierzentralen Bereiche Innendienst, Projektarbeit, Service und Wartung am bestenmiteinander vereinen könne. „Wir wollten den gesamten Prozess zwischenServicetechnikern und Innendienstpersonal deutlich schlanker gestalten“,erläutert Robert Sauer das Projekt. Denn bis zur Rechnungsstellung verging oftwertvolle Zeit. Erst wenn die händisch erfassten Berichte den Innendiensterreicht hatten, konnten diese die Informationen in das ERP-System übertragen.

Informationen direkt aufs Smartphone

Heute fließen die erfassten Daten direkt von der flexmobiltyservice-App in das ERP-System – und umgekehrt. Die Servicetechniker vor Ortverwenden Smartphones, die konfigurierte App ist geräte- undplattformunabhängig konzipiert. Sobald der Innendienst die Aufträge eingeplantund den Technikern zugewiesen hat, können diese sie abrufen. „Die Kollegenmelden sich über die flexmobility service-App per Kennwort an und sehen dannauf einen Blick die zu erledigenden Einsätze“, erklärt IT-Leiter Robert Sauer. DieLösung zeigt außerdem sämtliche Details zu den Kunden an wie bspw. Standort,Ansprechpartner, Telefonnummer, etc. Auch erhalten die MitarbeiterInformationen zu den Hilfsmitteln und Materialien, die bei dem Einsatzverwendet werden sollen.

Daten automatisch rückmelden

Die benötigten Materialien werden für die Techniker morgensim Lager bereitgestellt und dann geht es los auf die Baustelle. Über den Taganfallende Eckdaten wie bspw. Zeitpunkt der Abreise und Ankunft, gefahreneKilometer, Dauer der Arbeitszeit etc. tippt der Servicetechniker direkt in dieZeiterfassung seiner flexmobility service-App ein. Auch Daten zumVerpflegungsmehraufwand oder die Reisekosten werden nun in der App automatischberechnet und an die Personalabteilung weitergeleitet. Robert Sauer erinnertsich: „Das ist eine große Entlastung, denn früher sind pro Monat 35vollgeschriebene Abrechnungszettel mit den Monatsleistungen bei derPersonalabteilung eingeflattert. Heute werden die Daten einfach von unterwegshochgeladen, automatisch berechnet und landen direkt in den dafür vorgesehenenOrdnern.“

Schneller Rechnungen stellen

Sobald der Techniker seine Arbeit beim Kunden erledigt hat,erhält der Innendienst eine Nachricht und kann mit der Rechnungstellungbeginnen. „Durch die mobile Außendienstlösung haben unsere Servicespezialisteneinen sehr viel geringeren Erfassungsaufwand und können sich verstärkt auf ihrKerngeschäft konzentrieren“, bringt es IT-Leiter Robert Sauer auf den Punkt.„Gleichzeitig entlasten wir unseren Innendienst von zusätzlicher Bürokratie,vermeiden Fehler bei der Übertragung und können sehr viel schneller unsereRechnungen stellen. Letzteres erhöht nicht nur die Liquidität, sondern auch dieTransparenz gegenüber unseren Kunden.“

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